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Dematerializzare un archivio significa sostituire i documenti cartacei con documenti informatici che abbiano lo stesso valore giuridico, e smettere di produrre carta nei processi che seguono. Non basta scansionare: perché una copia digitale possa sostituire l’originale serve rispettare l’art. 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale e le Linee Guida AgID, e i documenti vanno poi portati in un sistema di conservazione a norma. Fatto questo, per la maggior parte dei documenti la carta può essere eliminata; fanno eccezione gli originali unici, per i quali serve l’attestazione di conformità di un notaio o di un pubblico ufficiale. Il percorso si articola in cinque passi: inventario dell’archivio, scelta di cosa digitalizzare e cosa scartare, preparazione dei documenti e definizione dei metadati, scansione con un processo conforme, passaggio a un sistema documentale e in conservazione.
In una PMI la carta occupa spazio, rallenta le ricerche e lega il lavoro all’ufficio. Ma il motivo più concreto per affrontare la dematerializzazione è un altro: finché un archivio resta cartaceo, ogni processo che lo tocca resta manuale.
Questa guida è pensata per chi deve ancora scegliere lo strumento e vuole prima capire cosa dice la norma, da dove partire e come evitare gli errori che costringono a rifare il lavoro.
Che cos’è la dematerializzazione dei documenti
La dematerializzazione è il processo con cui un’organizzazione sostituisce i documenti su carta con documenti informatici aventi pieno valore legale. Lavora in due direzioni: sul pregresso, cioè l’archivio cartaceo già esistente, che va trasformato in copie informatiche valide, e sui processi futuri, perché i nuovi documenti nascano già digitali.
Senza la seconda parte il progetto si trasforma in una scansione continua: l’archivio digitale cresce, ma la carta non smette di arrivare. Fatture elettroniche, DDT digitali e contratti firmati con firma digitale o firma grafometrica sono gli strumenti che chiudono il rubinetto della carta.
Dematerializzazione, digitalizzazione e conservazione: le differenze
Questi termini vengono spesso usati come sinonimi, ma indicano cose diverse. Distinguerli serve a capire cosa si sta acquistando quando si valuta un progetto.
Il quadro normativo: CAD e Linee Guida AgID
Il riferimento principale è l’art. 22 del CAD (D.Lgs. 82/2005), dedicato alle copie informatiche di documenti analogici. Le regole tecniche sono contenute nelle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, applicabili dal 1° gennaio 2022, e in particolare nell’Allegato 3 sulla certificazione di processo. Per i documenti rilevanti ai fini fiscali si applica anche il DM 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Quando una copia digitale vale come l’originale
Una copia per immagine è un documento informatico con contenuto e forma identici a quelli del cartaceo da cui è tratto (art. 22, comma 1-bis del CAD). La conformità si garantisce confrontando i documenti oppure con una certificazione di processo.
Il valore probatorio dipende da chi attesta la conformità. Se è attestata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato, la copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale (comma 2). Se la copia è formata nel rispetto delle Linee Guida AgID, ha la stessa efficacia probatoria dell’originale finché la sua conformità non viene espressamente disconosciuta (comma 3).
Le copie formate secondo queste regole sostituiscono a ogni effetto di legge gli originali cartacei e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione (comma 4).
L’eccezione degli originali unici
L’art. 22, comma 5 del CAD prevede che un DPCM possa individuare tipologie di originali unici per i quali, per motivi di interesse pubblico, resta l’obbligo di conservare l’originale analogico. In caso di conservazione digitale, la conformità della copia va autenticata da un notaio o da un pubblico ufficiale con dichiarazione firmata digitalmente e allegata al documento.
Nella pratica aziendale la distinzione rilevante è quella tra originali unici e non unici. Un documento è non unico quando il suo contenuto si può ricostruire da altre scritture o documenti conservati obbligatoriamente, anche presso terzi: una fattura, per esempio, risulta anche dalla contabilità del fornitore.
La certificazione di processo per le scansioni massive
Quando i documenti da scansionare sono migliaia, confrontare ogni copia con l’originale non è sostenibile. L’Allegato 3 delle Linee Guida AgID descrive l’alternativa: certificare il processo di digitalizzazione, verificato su campioni con riferimento alla norma UNI ISO 2859, all’inizio e alla fine delle lavorazioni.
Il ciclo di digitalizzazione deve essere certificato da un ente indipendente secondo le norme ISO 9001 e ISO 27001. Se l’attestazione è rilasciata da un notaio o pubblico ufficiale fa piena prova fino a querela di falso; se è un rapporto di verificazione redatto da un privato, fa piena prova fino a disconoscimento.
I documenti fiscali: cosa prevede il DM 17 giugno 2014
Per i documenti rilevanti ai fini tributari, il DM 17 giugno 2014 distingue gli originali non unici, la cui conservazione digitale non richiede l’intervento del pubblico ufficiale, dagli originali unici, per i quali la conformità della copia va autenticata da un notaio o da un pubblico ufficiale. Solo dopo questa attestazione l’originale cartaceo può essere eliminato.
Il decreto prevede inoltre che la conservazione digitale dei documenti fiscali sia completata entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale, come spiegato nella nostra guida alla conservazione sostitutiva. Prima di distruggere la carta è sempre opportuno verificare la classificazione dei documenti con il proprio consulente fiscale.
Passo 1: l’inventario dell’archivio
Prima di scansionare qualsiasi cosa bisogna contare e classificare quello che c’è. Per ogni tipologia documentale, come fatture, contratti, documenti del personale, DDT, pratiche clienti e certificazioni di qualità, conviene annotare la quantità approssimativa, gli anni coperti, dove si trova, chi la consulta e con quale frequenza.
Questo inventario è la base del piano di classificazione e del manuale di gestione documentale, e spesso porta già alla luce documenti duplicati o conservati senza motivo.
Passo 2: cosa digitalizzare, cosa scartare, cosa lasciare su carta
Non tutto l’archivio merita di essere scansionato. I documenti per cui il periodo di conservazione obbligatoria è già terminato e che non servono più all’azienda possono essere scartati. Vanno digitalizzati invece i documenti ancora consultati o ancora soggetti a obblighi di conservazione, mentre possono restare in originale gli originali unici per i quali non si intende sostenere il costo dell’attestazione notarile e i documenti con valore storico.
I tempi di conservazione variano per tipologia. Per le scritture contabili, le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti, per esempio, l’art. 2220 del Codice Civile prevede dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Passo 3: preparazione dei documenti e metadati
Una buona scansione parte da documenti preparati: rimozione di punti metallici, riordino, separazione dei fascicoli. Ancora più importante è decidere quali metadati associare a ogni documento, come tipologia, data, numero, cliente o fornitore e commessa.
Sono i metadati, non la scansione, a rendere un documento ritrovabile. Definirli prima evita di dover riaprire migliaia di file a lavoro concluso.
Passo 4: la scansione con un processo conforme
Per piccoli volumi si può procedere con scansione e verifica di conformità documento per documento. Per grandi volumi conviene la certificazione di processo prevista dall’Allegato 3 delle Linee Guida AgID, oppure affidare la lavorazione a un fornitore che la offre.
In entrambi i casi conta la scelta del formato: l’Allegato 2 delle Linee Guida indica i formati idonei e, per i documenti destinati alla conservazione, il PDF/A è la scelta più diffusa. Multifunzione professionali come quelli Toshiba aiutano a gestire anche la scansione decentrata negli uffici.
Passo 5: sistema documentale e conservazione a norma
I file scansionati devono finire in un sistema che li indicizzi, li renda ricercabili e li colleghi ai processi, e da lì in un sistema di conservazione a norma. È anche il momento di intervenire sui processi futuri: se le fatture arrivano già elettroniche, i contratti si firmano digitalmente e i DDT nascono digitali, l’archivio smette di crescere su carta.
È il passo che collega la dematerializzazione alla gestione documentale vera e propria, e che porta anche benefici di sostenibilità digitale: meno carta stampata, meno spazio di archivio, meno spostamenti per recuperare documenti.
Gli errori più comuni
Il primo errore è scansionare senza metadati: un archivio di PDF chiamati con numeri progressivi è digitale, ma non è più consultabile di uno scatolone. Il secondo è distruggere la carta troppo presto, prima di essere certi che la copia sia conforme, che sia stata versata in conservazione e che il documento non sia un originale unico.
Altri errori frequenti sono l’uso di formati non adatti alla conservazione, come immagini compresse o file proprietari che possono diventare illeggibili nel tempo, e la sottovalutazione della sicurezza: un archivio digitale concentra in un solo luogo dati personali e informazioni riservate, e profili di accesso, backup e buone pratiche di igiene informatica vanno pensati insieme al progetto.
Infine, digitalizzare il passato senza cambiare il presente: se i nuovi documenti continuano a nascere su carta, l’archivio da scansionare non finisce mai.
Come Bralys aiuta a dematerializzare l’archivio
Una volta chiarito cosa dematerializzare e con quali regole, serve un sistema che riceva i documenti, li indicizzi e li faccia entrare nei processi. Bralys affianca le aziende con DocuWare, che consente di importare file e caselle email, indicizzare i documenti con l’AI, classificarli tramite metadati e collegarli ai flussi di lavoro e ai gestionali aziendali.
Se vuoi impostare il progetto partendo dal tuo archivio, scopri le nostre soluzioni personalizzate o richiedi una consulenza dedicata.
Che cosa significa dematerializzare i documenti?
Significa sostituire i documenti cartacei con documenti informatici che abbiano lo stesso valore giuridico, trasformando l’archivio esistente in copie conformi e facendo nascere digitali i nuovi documenti. È diverso dalla semplice scansione, che produce un file ma non garantisce da sola il valore legale.
Una copia scansionata ha valore legale?
Sì, se è una copia per immagine formata secondo l’art. 22 del CAD. Se la conformità è attestata da un notaio o pubblico ufficiale ha la stessa efficacia probatoria dell’originale; se è formata secondo le Linee Guida AgID ha la stessa efficacia finché la conformità non viene espressamente disconosciuta.
Dopo la scansione si possono distruggere i documenti cartacei?
Per la maggior parte dei documenti sì, una volta che le copie conformi sono in conservazione a norma. Per gli originali unici serve prima l’attestazione di conformità di un notaio o di un pubblico ufficiale, per cui conviene verificare ogni categoria con il proprio consulente.
Che differenza c’è tra originale unico e non unico?
Un documento è originale non unico quando il suo contenuto si può ricostruire da altre scritture o documenti conservati obbligatoriamente, anche presso terzi. È originale unico quando questo non è possibile.
Che cos’è la certificazione di processo?
È l’alternativa al confronto documento per documento prevista dall’Allegato 3 delle Linee Guida AgID per le scansioni massive. Si certifica il processo di digitalizzazione, verificato su campioni all’inizio e alla fine delle lavorazioni, invece di ogni singola copia.
Quale formato usare per i documenti dematerializzati?
L’Allegato 2 delle Linee Guida AgID indica i formati idonei e i criteri di scelta. Per i documenti testuali destinati alla conservazione il PDF/A è il formato più utilizzato.
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva sono la stessa cosa?
No. La dematerializzazione trasforma la carta in documenti informatici validi, mentre la conservazione sostitutiva garantisce nel tempo che quei documenti restino integri, autentici e leggibili: sono due fasi dello stesso percorso.
Fonti
- D.Lgs. 82/2005 (CAD), art. 22 – Copie informatiche di documenti analogici. brocardi.it
- AgID – Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. agid.gov.it
- AgID – Allegato 3, Certificazione di processo. agid.gov.it
- Il DM 17 giugno 2014 sugli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici. diritto.it
- Conservazione senza attestazione del pubblico ufficiale per gli originali non unici. eutekne.info
