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Il manuale di gestione documentale è il documento che descrive come un’organizzazione forma, registra, classifica, fascicola, archivia e conserva i propri documenti informatici, chi ne è responsabile e con quali misure di sicurezza. Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, applicabili dal 1° gennaio 2022, lo rendono obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni, che devono adottarlo con provvedimento formale e pubblicarlo nella sezione “Amministrazione trasparente” per ciascuna Area Organizzativa Omogenea. Per un’impresa privata non esiste un obbligo generale di adottarlo, ma è lo strumento più pratico per mettere ordine nei flussi documentali e preparare la conservazione digitale, che per molti documenti fiscali è invece obbligatoria. Il manuale deve coprire organizzazione e responsabilità, formati, protocollo, piano di classificazione, fascicolazione, flussi di lavorazione, struttura dell’archivio, sicurezza e piano di conservazione. In questa guida trovi le regole, i contenuti richiesti e un indice da usare come base.
Ogni azienda ha un modo di gestire i documenti, anche quando nessuno lo ha mai messo per iscritto. Le fatture arrivano dallo SDI e finiscono in una cartella, i contratti girano per email fino alla firma, le bolle vengono scansionate quando c’è tempo. Il problema emerge quando una persona chiave cambia ruolo, quando arriva un controllo o quando si decide di introdurre un software documentale: a quel punto ci si accorge che le regole esistevano solo nella testa di qualcuno.
Il manuale di gestione documentale serve proprio a trasformare quelle regole implicite in un riferimento condiviso. Per la Pubblica Amministrazione è un obbligo preciso; per una PMI è una scelta organizzativa che rende più semplice tutto il resto, dalla gestione documentale alla conservazione sostitutiva dei documenti a valore fiscale.
Che cos’è il manuale di gestione documentale
Il manuale di gestione documentale è il regolamento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di un’organizzazione. Spiega chi fa cosa, quali regole seguono i documenti dal momento in cui vengono ricevuti o prodotti, come vengono classificati e raccolti in fascicoli, quali passaggi attraversano e quando vengono trasferiti in conservazione.
Non va confuso con un semplice elenco di procedure o con il manuale d’uso di un software. Il manuale descrive le regole dell’organizzazione, che restano valide anche se cambia lo strumento informatico; il software serve poi ad applicarle ogni giorno.
Il quadro normativo: CAD e Linee Guida AgID
Il riferimento è il paragrafo 3.5 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID in attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005). Con la determinazione n. 371 del 17 maggio 2021, AgID ne ha fissato l’applicazione al 1° gennaio 2022, data in cui ha sostituito le precedenti regole tecniche del 2013 e del 2014.
Le Linee Guida si applicano ai soggetti indicati dall’art. 2 del CAD, ma il capitolo dedicato alla gestione documentale, compreso il manuale, è costruito attorno agli obblighi della Pubblica Amministrazione. Ai privati si applicano invece le parti su formazione del documento informatico, copie, firme e conservazione.
L’obbligo per la Pubblica Amministrazione
Per le PA il testo è esplicito. Ogni amministrazione deve individuare le proprie Aree Organizzative Omogenee (AOO), nominare per ciascuna un responsabile della gestione documentale e un vicario e, su proposta del responsabile, redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare il manuale di gestione documentale. La pubblicazione va fatta nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale, come previsto dall’art. 9 del D.Lgs. 33/2013. Le amministrazioni con più AOO devono nominare anche un coordinatore della gestione documentale.
L’obbligo è tornato al centro dell’attenzione a novembre 2025, quando AgID ha avviato un monitoraggio sull’attuazione delle Linee Guida nell’ambito del Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026. Gli obiettivi indicati sono due: entro il 2025 tutte le amministrazioni devono aver adottato e pubblicato il manuale di gestione documentale e nominato i responsabili per ogni AOO; entro il 2026 devono aver adottato il manuale di conservazione e nominato il responsabile della conservazione.
Per i soggetti dell’art. 2, comma 2 del CAD che non si adeguano agli obblighi di transizione digitale nei termini indicati da AgID, l’art. 18-bis del CAD prevede una sanzione amministrativa da 10.000 a 100.000 euro.
Cosa cambia per le aziende private
Una PMI non è obbligata ad adottare e pubblicare un manuale di gestione documentale. Una verifica specifica va fatta se l’azienda è gestore di pubblico servizio o società a controllo pubblico, perché rientra tra i soggetti dell’art. 2, comma 2 del CAD ai quali le Linee Guida si rivolgono.
Resta invece obbligatoria, per i documenti a rilevanza fiscale e civilistica a partire dalle fatture elettroniche, la conservazione a norma, che richiede un responsabile della conservazione e un manuale di conservazione (paragrafo 4.7 delle Linee Guida). Il manuale di gestione documentale è il passaggio che prepara questa fase: definisce quali documenti esistono, come vengono classificati e quando devono essere trasferiti in conservazione.
Manuale di gestione e manuale di conservazione: le differenze
I due documenti vengono spesso confusi, ma coprono fasi diverse della vita di un documento. Il manuale di gestione riguarda la fase attiva: formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e flussi di lavoro. Lo predispone il responsabile della gestione documentale ed è obbligatorio per le PA.
Il manuale di conservazione, previsto dal paragrafo 4.7 delle Linee Guida, descrive invece il sistema che garantisce nel tempo integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati. Lo predispone il responsabile della conservazione e riguarda chiunque conservi documenti informatici a norma, comprese le imprese. I due manuali si richiamano a vicenda: il primo indica quando e come i documenti passano al sistema di conservazione, il secondo descrive cosa succede dopo.
Cosa deve contenere il manuale
Il paragrafo 3.5 delle Linee Guida elenca i contenuti minimi del manuale. Sono pensati per la PA, ma la stessa struttura funziona per qualsiasi azienda che voglia un regolamento documentale completo.
La prima parte riguarda l’organizzazione: le unità organizzative coinvolte, il responsabile, le regole di assegnazione dei documenti agli uffici e i criteri con cui vengono concesse le autorizzazioni di accesso. Seguono i formati adottati per formare e conservare i documenti, con le procedure per verificarne periodicamente la leggibilità; l’Allegato 2 delle Linee Guida contiene l’elenco dei formati e i criteri di scelta.
Il manuale descrive poi il protocollo e le registrazioni particolari: come si usa il sistema di protocollo, come si registrano annullamenti e modifiche, come funziona il registro di emergenza, quali documenti sono esclusi dalla protocollazione e quali metadati vengono associati. Il tema è approfondito nella nostra guida al protocollo informatico e ai workflow di approvazione.
Classificazione, fascicoli e flussi di lavorazione
Il cuore del manuale è il piano di classificazione, o titolario: lo schema che organizza i documenti per funzioni e attività, con le regole per aggiornarlo e quelle di selezione e scarto. Accanto al piano di classificazione, il manuale definisce come si aprono, si gestiscono e si chiudono i fascicoli e le altre aggregazioni documentali, con i metadati minimi previsti. È questa parte che rende i documenti ritrovabili per pratica, cliente o commessa e non solo per data.
Il manuale deve inoltre descrivere i flussi di lavorazione interni: chi riceve un documento, chi lo verifica, chi lo approva e dove finisce. In azienda è la sezione più utile, perché si traduce direttamente nella configurazione di un sistema documentale.
Archivio, sicurezza e piano di conservazione
Le ultime sezioni riguardano la struttura dell’archivio, cioè come sono organizzati archivio corrente, di deposito e storico e come documenti, fascicoli e serie si collegano tra loro, e le misure tecniche e organizzative adottate per proteggere i documenti e i dati personali che contengono. Qui il manuale si collega agli adempimenti previsti dal GDPR e, per le organizzazioni coinvolte, agli obblighi della direttiva NIS2.
Chiude il manuale il piano di conservazione, allegato al documento, che indica per ogni tipologia documentale i tempi di versamento in conservazione e di scarto. È il punto di contatto con il manuale di conservazione.
Chi deve scrivere il manuale
Nella PA il manuale è proposto dal responsabile della gestione documentale, che secondo le Linee Guida deve avere competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, e viene adottato dall’amministrazione con provvedimento formale. In una PMI non esiste una figura obbligatoria, ma serve comunque un riferimento chiaro: una persona che coordini il lavoro e lo porti avanti con amministrazione, IT e responsabili delle aree che producono più documenti.
Affidare il manuale soltanto all’IT o soltanto all’amministrazione è un errore frequente. Il primo tende a descrivere il software, la seconda le procedure contabili; il manuale deve invece tenere insieme organizzazione, processi e strumenti.
Come redigere il manuale: le fasi
Un manuale efficace si scrive partendo da come l’azienda lavora oggi, non da un modello copiato. Il primo passo è mappare i documenti che esistono davvero: per ogni area, come acquisti, vendite, logistica, personale e qualità, si elencano le tipologie documentali, i canali da cui arrivano (PEC, SDI, email, carta, portali), chi le tratta e per quanto tempo vanno tenute. Spesso questa fase porta alla luce duplicati, copie stampate inutili e documenti senza un responsabile.
Sulla base della mappatura si costruisce il piano di classificazione, organizzando le tipologie per funzioni e non per ufficio: gli uffici cambiano, le funzioni restano. Si passa poi ai flussi: per i processi principali, come ciclo passivo, contratti, documenti di trasporto e note spese, si descrivono passaggi, approvazioni e tempi, indicando dove serve una firma digitale o una firma grafometrica.
L’ultima fase riguarda sicurezza e conservazione: profili di accesso, backup, tracciamento delle operazioni, tempi di conservazione e scarto per ogni tipologia. Qui è utile coinvolgere chi in azienda segue privacy e sicurezza delle informazioni. Il manuale va infine approvato formalmente, comunicato a chi lo deve applicare e rivisto quando cambiano normativa, organizzazione o strumenti, indicando sempre versione e data di approvazione.
Template: l’indice del manuale di gestione documentale
Non esiste un modello ufficiale unico. L’indice che segue ricalca i contenuti richiesti dal paragrafo 3.5 delle Linee Guida AgID e può essere usato come base, da adattare alla propria organizzazione.
Gli errori più comuni
Il primo errore è copiare il manuale di un altro ente. Molti manuali pubblicati dalle PA sono ben fatti, ma descrivono un’organizzazione diversa, e un manuale che non corrisponde alla realtà crea l’illusione di regole che nessuno applica.
Il secondo è scriverlo senza pensare allo strumento: se i flussi descritti non si possono configurare nel software in uso, restano sulla carta. Il terzo è non aggiornarlo. Un cambio di gestionale, un nuovo canale di ricezione o una riorganizzazione bastano a rendere il manuale obsoleto in pochi mesi.
Infine, molte organizzazioni dimenticano di collegare il manuale al piano di conservazione: senza tempi di versamento e di scarto definiti, l’archivio digitale cresce senza regole, esattamente come accadeva con quello cartaceo.
Come Bralys aiuta a mettere in pratica il manuale di gestione documentale
Un manuale descrive le regole; un sistema documentale le fa rispettare ogni giorno. Bralys affianca le aziende in questo passaggio con DocuWare, che consente di acquisire e indicizzare i documenti, classificarli tramite metadati, automatizzare i flussi di approvazione e integrarli con ERP e gestionali.
Se stai impostando il manuale o vuoi capire come tradurlo in una configurazione concreta, scopri le nostre soluzioni personalizzate per la gestione documentale elettronica o richiedi una consulenza dedicata.
Che cos’è il manuale di gestione documentale?
È il documento che descrive il sistema di gestione dei documenti informatici di un’organizzazione: responsabilità, formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, flussi, sicurezza e passaggio in conservazione. Per la PA è disciplinato dal paragrafo 3.5 delle Linee Guida AgID.
Il manuale di gestione documentale è obbligatorio per le aziende private?
No, l’obbligo di redigerlo, adottarlo e pubblicarlo riguarda le Pubbliche Amministrazioni. Per gestori di pubblico servizio e società a controllo pubblico va fatta una verifica specifica, mentre per le altre imprese è uno strumento organizzativo facoltativo ma molto utile.
Chi deve redigere il manuale di gestione documentale?
Nella PA lo propone il responsabile della gestione documentale, nominato per ogni AOO, e l’amministrazione lo adotta con provvedimento formale. In azienda conviene affidarlo a una figura di riferimento che lavori con amministrazione, IT e responsabili di area.
Dove va pubblicato il manuale di gestione documentale?
Le PA devono pubblicarlo sul sito istituzionale, nella sezione “Amministrazione trasparente”, come previsto dall’art. 9 del D.Lgs. 33/2013. Un’azienda privata non ha obblighi di pubblicazione e lo rende disponibile internamente.
Che differenza c’è tra manuale di gestione e manuale di conservazione?
Il manuale di gestione riguarda la fase attiva dei documenti, dalla formazione all’archiviazione. Il manuale di conservazione, previsto dal paragrafo 4.7 delle Linee Guida, descrive come vengono garantite nel tempo integrità, autenticità e leggibilità dei documenti conservati.
Cosa rischia una PA che non adotta il manuale?
Se un soggetto dell’art. 2, comma 2 del CAD non si adegua agli obblighi di transizione digitale nei termini indicati da AgID, l’art. 18-bis del CAD prevede una sanzione da 10.000 a 100.000 euro. Dal 2025 AgID monitora in modo specifico l’adozione del manuale.
Esiste un modello ufficiale del manuale di gestione documentale?
No, non esiste un modello ufficiale unico. L’indice proposto in questa guida segue i contenuti richiesti dalle Linee Guida AgID e va adattato alla propria organizzazione.
Fonti
- AgID – Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, paragrafi 3.5 e 4.7. agid.gov.it
- AgID – Avvio del monitoraggio sull’attuazione delle Linee Guida, novembre 2025. agid.gov.it
- Proroga dell’applicazione delle Linee Guida AgID al 1° gennaio 2022 (determinazione n. 371/2021). fisco7.it
- D.Lgs. 82/2005 (CAD), art. 18-bis – Violazione degli obblighi di transizione digitale. brocardi.it
